Správcem osobních údajů uživatelů knihovny je Knihovna Městského kulturního střediska Horní Slavkov (dále jen knihovna).
Knihovna zpracovává osobní údaje v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679, známém jako GDPR a na základě smlouvy o poskytování služeb, kterou s uživatelem uzavřela přijetím jeho přihlášky do knihovny.
Účely zpracování údajů
Údaje jsou zpracovávány za účelem:
- ochrany majetku knihovny při půjčování dokumentů z fondu knihovny
- poskytování kvalitních služeb uživatelům v co největším rozsahu
- statistického hodnocení činnosti knihovny
- naplnění zákonných povinností
- umožnění přístupu k internetu neregistrovaným uživatelům (jednorázová registrace)
- registrace zájemců o účast na akcích pořádaných knihovnou
Kdo zpracovává osobní údaje
Osobní údaje uživatelů knihovny zpracovávají výhradně pracovníci knihovny, kteří jsou touto činností pověřeni a jsou k tomuto úkonu řádně instruováni. Osobní údaje registrovaných uživatelů předává knihovna dalším zpracovatelům v případě, že uživatel sám požádá o předání svých údajů, jestliže tak stanoví zákon nebo v případě ochrany práv knihovny při vymáhání dluhů.
Jaké údaje knihovna zpracovává a jak jsou chráněny
Knihovna zpracovává základní a další osobní údaje registrovaného uživatele, jeho zákonného zástupce a ručitele, statistické údaje, údaje služební, údaje účetní a právní, a to v podobě listinné i elektronické.
Písemnosti jsou zabezpečeny obvyklými prostředky tak, aby byl zamezen přístup nevolaných osob, přístup k elektronické evidenci je zabezpečen hesly.
Základní údaje žadatele o registraci — povinné údaje:
jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, je-li jiná než adresa trvalého pobytu
Další údaje — žadatel o registraci není povinen uvést:
e-mailová adresa, akademické tituly, další možná spojení na čtenáře (telefon, fax apod.)
Údaje ostatních uživatelů služeb knihovny, pokud jsou požadovány, jsou vždy přizpůsobeny účelu zpracování s důrazem na co nejmenší rozsah těchto údajů (přihlášky na akci knihovny apod., případně z důvodu jiného oprávněného zájmu, se kterým je uživatel vždy seznámen).
Doba uchovávání osobních údajů
Knihovna uchovává osobní údaje registrovaných uživatelů po dobu registrace a dva roky poté. Během těchto dvou let má tak uživatel možnost si členství obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné uživatele identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Tato pak knihovna využívá pro statistické účely.
Registrovaný uživatel může požádat o likvidaci svých osobních údajů, pokud nemá vůči knihovně žádný dluh a nepřeje si nadále využívat jejich služeb.
Registrovaný uživatel oznámí knihovně případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů bez zbytečného odkladu, může požádat o opravu nebo vymazání osobních údajů, které o něm knihovna zpracovává po prokázání čtenářské karty a platným osobním dokladem, a to osobně v knihovně u pracovníka centrálního pultu.
Práva uživatelů jako subjektů osobních údajů
Uživatel má právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, případně omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování.
Knihovna registrovanému uživateli na jeho žádost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, případně umožní nahlédnutí do přihlášky čtenáře a dalších dokladů u ní uložených.
Žádosti uživatelů týkající se ochrany osobních údajů knihovna vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
Dohled nad ochranou osobních údajů vykonává Úřad pro ochranu osobních údajů.